Prüfungsvorbereitung

GPLA – Prüfungsvorbereitung

Die prüfende Behörde hat den Prüfungsauftrag gemäß § 148 BAO auszufertigen (§ 86 EStG 1988 und § 41a ASVG). Dieser ist dem Dienstgeber oder dessen Bevollmächtigten bei Prüfungsbeginn zur Kenntnis zu bringen. Sollte eine Selbstanzeige gemäß § 29 Finanzstrafgesetz erstatten werden, so ist dies am Prüfungsauftrag zu vermerken. Diese Selbstanzeige gilt aber nur hinsichtlich der Lohnsteuer, DB und DZ. Das Sozialversicherungsrecht kennt die Möglichkeit einer Selbstanzeige nicht.

Folgende Punkte hat eine ordnungsmäßige Selbstanzeige zu enthalten:

• Rechtzeitigkeit der Anzeige (§ 29 Abs 2 FinStrG)
• Darlegung der Verfehlung und unverzügliche Offenlegung der für die Abgabenverkürzung bedeutsamen Umstände (§ 29 Abs 1 und Abs 2 FinStrG)
• Darlegung gegenüber der zuständigen Behörde (§ 29 Abs 1 und Abs 2 FinStrG)
• Entrichtung der geschuldeten Beiträge (§ 29 Abs 2 FinStrG)
• Bezeichnung all jener Personen, für die die Selbstanzeige erstattet wird (§ 29 Abs 5 FinStrG)

Wird die Selbstanzeige mündlich erstattet, so sollte darüber eine Niederschrift gemacht werden. In einem Aktenvermerk ist auch festzuhalten, ob und gegebenenfalls welche Prüfungshandlungen, die als Verfolgungshandlungen im Sinne des § 14 Abs 3 FinStrG anzusehen sind, bereits im Zuge der Prüfungsvorbereitung gesetzt wurden. Als Prüfungsbeginn ist jener Zeitpunkt anzusehen, zu dem der Prüfer den Dienstgeber oder dessen Bevollmächtigten auffordert, die zu prüfenden Aufzeichnungen vorzulegen. Zu beachten sind hier auch die Besonderheiten bei der Vorabübermittlung von Files aus der PV-Software.

Im Regelfall beträgt der Prüfungszeitraum drei Kalenderjahre. In besonderen Fällen (§ 207 BAO und § 68 ASVG) kann der Prüfungszeitraum auf ungeprüfte Zeiträume ausgedehnt werden. Diese Ausdehnung ist schriftlich unter Angabe der entsprechenden Abgabearten bzw. Beiträge und Zeiträume auf dem Prüfungsauftrag schriftlich festzuhalten und dem Dienstgeber oder Bevollmächtigten nachweislich zur Kenntnis zu bringen.

Im Zusammenhang mit dem Prüfungszeitraum tritt immer wieder das Problem der Wiederholungsprüfung bzw. des Wiederholungsverbotes auf. War eine Abgabenart bzw. ein einzelner Zeitraum noch nicht Gegenstand eines Prüfungsverfahrens, so liegt hinsichtlich dieser Abgabenart bzw. dieses Zeitraums keine Wiederholungsprüfung vor. Sofern sich aus der Prüfung bisher noch nicht geprüfte Abgabenarten oder Zeiträume Auswirkungen auf bereits geprüfte Abgabenarten und Zeiträume ergeben, sind diese nach Maßgabe der verfahrensrechtlichen Möglichkeit zu verwerten. Eine Wiederholungsprüfung ist NUR bei Zutreffen der Voraussetzungen des § 148 Abs 3 BAO bzw. bei Zustimmung des Dienstgebers zulässig. Gemäß § 148 Abs 3 BAO darf ohne Zustimmung des Arbeitgebers nur dann ein neuerlicher Prüfungsauftrag ausgestellt werden, wenn

1. Abgaben geprüft werden sollen, die im Prüfungsauftrag nicht enthalten waren, oder
2. wenn überprüft werden soll, ob die Voraussetzungen für eine Wiederaufnahme gegeben sind, oder 
3. wenn dies im Rechtsmittelverfahren die Abgabenbehörde zweiter Instanz zur Prüfung der Begründung des Rechtsmittels oder zur Prüfung der Frage, ob neue Tatsachen bzw. Beweise vorliegen, erforderlich ist.

Eine Wiederaufnahme gemäß § 303ff BAO liegt bei im Gesetz taxativ aufgezählter Gründe vor:

1. Erschleichungstatbestand
2. Neuerungstatbestand
3. Vortragentatbestand.

Grundsätzlich sind keine neuen Tatsachen erst später hervorgekommene Umstände, wie beispielsweise:

• Geänderte Rechtsprechung;
• Neue Erkenntnisse in Bezug auf die rechtliche Beurteilung bekannter Sachverhalte;
• Der zuständigen Behörde war der Sachverhalt vollständig bekannt (vollständige Offenlegung durch den Dienstgeber), dass sie zu einer korrekten Entscheidung kommen hätte können.

Vor Beginn der Prüfung sollte der Dienstgeber oder dessen Bevollmächtigter die benötigten Unterlagen bereitstellen. Diese umfassen vor allem:

• Betriebsvereinbarungen,
• Dienstverträge, Dienstzettel, freie Dienstverträge, Werkverträge mit Honorarabrechnungen, Lehrverträge, Praktikantenverträge, Volontärverträge,
• Lohnkonten und alle dazugehörigen Unterlagen, wie Überstundenaufzeichnungen, Reisekosten-, Provisions-, Akkord- und andere leistungsbezogene Lohnberechnungen, Tachoscheiben, Abrechnungen mit der BUAK, alle Arbeitszeit-, Urlaubs-, Krankenstands- und andere Abwesenheitsaufzeichnungen,
• Prüfberichte der letzten Lohnsteuer-, Sozialversicherungs-, Kommunalsteuer- und Betriebsprüfung,
• Sämtliche Geschäftsbücher, wie Jahresabschlüsse, Buchhaltung und Belege, Kassabücher.

Werden die Bücher oder Aufzeichnungen ganz oder teilweise automatisationsunterstützt geführt, sind auch die entsprechenden Dokumentationsunterlagen vorzulegen. Sofern von diesen Daten dauerhafte Wiedergaben erstellt wurden, sind diese auch auf Datenträgern bereit zu stellen, sog. Druck- oder Exportfiles.